Ada satu hal sederhana yang sering kita abaikan, padahal pengaruhnya cukup besar terhadap bagaimana kita menjalani pekerjaan sehari-hari: membuat to do list.
Secara sederhana, to do list adalah daftar tugas atau pekerjaan yang perlu kita selesaikan. Beberapa referensi mendefinisikannya sebagai daftar tugas yang disusun berdasarkan skala prioritas, sehingga kita tidak hanya tahu apa yang harus dikerjakan, tetapi juga memahami mana yang perlu didahulukan. Bagi saya, to do list bukan sekadar daftar pekerjaan. Ia adalah alat bantu untuk menjaga agar perhatian kita tidak mudah terseret oleh banyak hal yang datang bersamaan.
Coba kita perhatikan rutinitas sehari-hari. Pernahkah kita merasa keteteran karena begitu banyak pekerjaan yang harus dilakukan? Atau pernah lupa mengerjakan sesuatu yang sebenarnya penting, sampai orang lain harus mengejar dan mengingatkan kita? Bisa juga ada pekerjaan yang sudah memiliki tenggat waktu, tetapi karena luput dari perhatian, tiba-tiba kita sadar bahwa waktunya sudah lewat.
Kalau hal-hal seperti itu cukup sering terjadi, mungkin persoalannya bukan semata-mata karena pekerjaan kita terlalu banyak. Bisa jadi kita belum memiliki cara yang cukup baik untuk mengelola pekerjaan tersebut. Salah satunya karena kita tidak memiliki to do list yang jelas, atau sudah membuatnya tetapi tidak disiplin untuk menggunakannya.
Tidak Semua Pekerjaan Harus Dikerjakan Sekaligus
Salah satu kesalahan yang sering kita lakukan adalah menganggap semua pekerjaan memiliki tingkat kepentingan yang sama. Akibatnya, kita sibuk mengerjakan banyak hal, tetapi belum tentu mengerjakan hal yang memang paling penting.
Di sinilah to do list menjadi lebih dari sekadar catatan. Kita perlu menghubungkannya dengan prioritas. Ada pekerjaan yang penting dan mendesak, ada yang penting tetapi masih bisa dijadwalkan, ada pula pekerjaan yang sebenarnya bisa ditunda atau bahkan tidak perlu kita kerjakan sendiri.
Menurut saya, kemampuan menentukan prioritas jauh lebih penting daripada sekadar memiliki daftar pekerjaan yang panjang. Daftar yang berisi dua puluh tugas tidak otomatis lebih baik daripada daftar yang hanya berisi lima tugas, jika lima tugas tersebut memang merupakan pekerjaan yang paling penting untuk diselesaikan hari itu.
Karena itu, ketika membuat to do list, jangan hanya bertanya, “Apa yang harus saya kerjakan?” Tetapi tambahkan pertanyaan lain: “Mana yang paling penting untuk saya kerjakan terlebih dahulu?”
Tenggat Waktu Membantu Kita Menjaga Fokus
Selain prioritas, hal lain yang perlu diperhatikan adalah tenggat waktu.
Ada pekerjaan yang memang harus selesai hari ini. Ada yang harus selesai minggu depan. Ada pula pekerjaan yang terlihat masih jauh tenggat waktunya, tetapi sebenarnya membutuhkan beberapa tahapan untuk menyelesaikannya. Jika semua pekerjaan hanya dicatat tanpa memperhatikan waktunya, kita akan mudah terjebak pada pekerjaan yang terasa mendesak karena sebelumnya tidak kita kelola dengan baik.
Karena itu, saya terbiasa melihat to do list bukan hanya sebagai daftar aktivitas, tetapi juga sebagai pengingat waktu. Ketika sebuah pekerjaan memiliki tenggat yang jelas, kita bisa menentukan kapan harus mulai mengerjakannya dan berapa banyak waktu yang perlu dialokasikan.
Ini juga yang membuat saya lebih menyukai kebiasaan membuat to do list sehari sebelumnya. Dengan begitu, ketika hari kerja dimulai, kita tidak lagi menghabiskan energi untuk memikirkan apa yang harus dilakukan. Kita sudah memiliki gambaran mengenai pekerjaan yang perlu mendapat perhatian.
Tentu saja, rencana tidak selalu berjalan persis seperti yang kita inginkan. Akan selalu ada pekerjaan mendadak, perubahan prioritas, atau sesuatu yang tiba-tiba membutuhkan perhatian. To do list bukan untuk membuat hidup kita menjadi kaku. Justru sebaliknya, ia membantu kita memiliki titik acuan ketika keadaan mulai berubah.
Saya Menggunakan Microsoft To Do
Untuk membantu aktivitas sehari-hari, saya pribadi menggunakan Microsoft To Do: Lists, Tasks & Reminders. Menurut saya, aplikasi ini cukup sederhana dan praktis untuk kebutuhan membuat daftar pekerjaan, menetapkan pengingat, sekaligus mengelompokkan berbagai tugas.
Salah satu hal yang saya sukai adalah kemudahannya digunakan melalui smartphone dan dapat terintegrasi dengan komputer desktop. Dengan begitu, daftar pekerjaan tidak hanya tersimpan di satu tempat. Ketika sedang bekerja di depan komputer atau ketika sedang menggunakan smartphone, saya tetap dapat melihat dan memperbarui daftar yang sama.
Tentu saja, Microsoft To Do bukan satu-satunya pilihan. Ada banyak aplikasi lain yang memiliki fungsi serupa. Ada yang lebih sederhana, ada yang memiliki fitur lebih lengkap, dan ada pula yang mungkin lebih cocok untuk pekerjaan tertentu. Menurut saya, tidak perlu terlalu sibuk mencari aplikasi yang paling canggih. Yang lebih penting adalah menemukan alat yang nyaman digunakan dan, yang paling utama, benar-benar kita gunakan secara konsisten.
Sebab, aplikasi terbaik sekalipun tidak akan banyak membantu kalau hanya kita instal, lalu setelah beberapa hari tidak pernah dibuka lagi.
To Do List Bukan Tentang Menambah Kesibukan
Ada satu hal yang menurut saya penting untuk dipahami. Membuat to do list bukan berarti kita harus mengisi setiap jam dalam sehari dengan pekerjaan.
Justru salah satu manfaatnya adalah membantu kita melihat dengan lebih jelas ke mana waktu dan perhatian kita akan digunakan. Ketika semua pekerjaan ada di kepala, kita cenderung merasa semuanya harus dilakukan sekaligus. Ketika pekerjaan dituangkan dalam daftar, kita bisa melihatnya satu per satu dan menentukan apa yang benar-benar perlu dikerjakan.
Dengan cara seperti ini, to do list sebenarnya bukan hanya alat produktivitas. Ia juga merupakan alat untuk melatih disiplin dan pengambilan keputusan. Kita belajar mengatakan, “Ini penting, maka saya kerjakan lebih dulu,” atau “Ini belum perlu dikerjakan sekarang, maka saya jadwalkan untuk waktu yang lain.”
Pada akhirnya, produktivitas bukan selalu tentang melakukan lebih banyak pekerjaan. Kadang-kadang justru tentang memastikan bahwa waktu dan energi kita digunakan untuk pekerjaan yang memang layak mendapatkan perhatian.
Mulailah dari Hal yang Sederhana
Kalau selama ini kita sering lupa pekerjaan, melewatkan tenggat waktu, atau merasa hari-hari kita terlalu penuh dengan berbagai urusan, mungkin sudah waktunya mencoba membuat to do list secara lebih disiplin.
Tidak perlu langsung menggunakan sistem yang rumit. Cukup luangkan beberapa menit setiap sore atau malam untuk melihat agenda esok hari. Catat pekerjaan yang perlu dilakukan, tentukan prioritasnya, lalu berikan tenggat waktu jika memang diperlukan.
Yang terpenting bukan seberapa bagus daftar yang kita buat, tetapi apakah daftar tersebut membantu kita menjalani hari dengan lebih terarah.
Saya sendiri melihat to do list sebagai cara sederhana untuk mengurangi beban yang harus disimpan di kepala. Ada begitu banyak hal yang perlu kita pikirkan dalam kehidupan dan pekerjaan. Kalau sebagian dari hal tersebut bisa kita titipkan pada sebuah daftar, mengapa harus terus membebani ingatan kita?
Mungkin pekerjaan kita memang tidak akan pernah benar-benar habis. Tetapi setidaknya, dengan mengetahui apa yang harus dikerjakan, mana yang harus didahulukan, dan kapan harus diselesaikan, kita tidak perlu menjalani setiap hari dengan perasaan selalu tertinggal.
Pada akhirnya, to do list bukan tentang bagaimana kita bisa melakukan sebanyak mungkin hal. Ia tentang bagaimana kita memastikan bahwa hal-hal yang penting tidak terlewat hanya karena kita terlalu sibuk dengan hal-hal yang lain. [af]
Tinggalkan Balasan