PDCA (Plan-Do-Check-Act) [Update]

PDCA (Plan Do Check Act), kadang-kadang diistilahkan sebagai Plan-Do-Check-Adjust adalah model empat tahap berulang yang dimaksudkan untuk melakukan perbaikan terus-menerus (Continuous Improvement) dalam manajemen proses bisnis.

Model PDCA juga dikenal sebagai lingkaran/siklus/roda Deming, siklus Shewhart, lingkaran/siklus kontrol, atau Plan Do Study Act (PDSA).

Model ini diterapkan untuk meningkatkan kualitas dan efektivitas proses dalam manajemen siklus hidup produk, manajemen proyek, manajemen sumber daya manusia (HRM), manajemen rantai pasokan (SCM), dan banyak bidang bisnis lainnya.

PDCA dipopulerkan oleh Dr. W. Edwards Deming, seorang insinyur Amerika, ahli statistik dan konsultan manajemen. Deming sering dianggap sebagai bapak kontrol kualitas modern (QC).

Teori Deming membentuk dasar untuk TQM (Total Quality Management) dan standar kualitas ISO 9001. Demings sendiri dikreditkan Walter Andrew Shewhart sebagai pencipta siklus, namun. Shewhart adalah seorang fisikawan, insinyur, dan ahli statistik Amerika yang sering dianggap sebagai bapak pengendalian kualitas statistik.

Proses TQM sering dibagi menjadi empat kategori berurutan: merencanakan, melakukan, memeriksa, dan bertindak.

Berikut adalah contoh bagaimana PDCA dipecah dalam TQM :

Plan (Rencana) : Mendefinisikan masalah yang akan ditangani, mengumpulkan data yang relevan, dan memastikan akar penyebab masalah.

Pada tahap ini perusahaan menetapkan tujuan penerapan sistem, proses-proses yang terlibat, kebijakan, resiko-resiko yang akan terjadi serta cara mengendalikan resiko tersebut. Dengan kata lain, kita harus benar-benar merencanakan apa yang perlu dilakukan, seberapa komplek hal yang kita rencanakan tersebut, sumber daya apa saja yang dibutuhkan dalam perencanaan tersebut.

Tahapan ini biasanya terdiri dari langkah-langkah yang lebih kecil sehingga Anda dapat membangun rencana yang tepat dengan kemungkinan kegagalan yang lebih sedikit.

Sebelum Anda melanjutkan ke tahapan berikutnya, kita harus yakin dan bisa menjawab beberapa masalah dasar berikut ini :

  1. Apa masalah inti yang perlu kita selesaikan?
  2. Sumber daya apa yang kita butuhkan?
  3. Sumber daya apa yang kita miliki?
  4. Apa solusi terbaik untuk memperbaiki masalah dengan sumber daya yang tersedia?
  5. Dalam kondisi apa rencana itu dianggap berhasil?

Ingatlah, kita mungkin perlu melalui rencana tersebut beberapa kali sebelum dapat melanjutkan ke tahapan berikutnya.

Do (Lakukan) : Mengembangkan dan mengimplementasikan solusi; memutuskan standar pengukuran untuk mengukur efektivitasnya.

Pada tahap ini adalah tahap implementasi dari apa yang sudah kita rencanakan.

Setelah kita menyetujui rencana pada tahapan ‘PLAN’, maka sekarang saatnya untuk mengambil tindakan. Pada tahap ini, kita akan menerapkan semua yang telah dipertimbangkan selama tahap sebelumnya.

Perlu disadari bahwa masalah yang tidak terduga dapat terjadi pada tahapan ini. Oleh sebab itu, dalam situasi yang sempurna, pertama-tama kita dapat mencoba memasukkan rencana dalam skala kecil dan dalam lingkungan yang terkendali.

Standardisasi adalah hal yang akan membantu kita dalam menerapkan rencana dengan lancar. Pastikan bahwa semua personel yang terlibat tahu peran dan tanggung jawab mereka masing-masing.

Check (Periksa) : Konfirmasikan hasil melalui perbandingan data sebelum dan sesudah.

Pada tahap ‘CHECK’ kita melakukan pengukuran, pemantauan, dan evaluasi terhadap kesesuaian implementasi sistem dengan rencana.

Tahapan ini mungkin merupakan tahap yang paling penting dari siklus PDCA. Jika kita ingin memperjelas rencana, menghindari kesalahan berulang, dan menerapkan perbaikan terus-menerus dengan sukses, maka kita perlu memberi perhatian yang cukup pada tahapan ‘CHECK’.

Pada tahapan ini juga kita perlu mengevaluasi apakah rencana awal kita benar-benar berhasil. Selain itu, kita dapat mengidentifikasi bagian bermasalah dari proses yang terjadisaat ini dan menghilangkannya di masa mendatang.

Jika ada yang salah selama implementasi proses, kita perlu menganalisisnya dan menemukan akar penyebab masalah. Penyelesaian akar penyebab masalah ini salah satunya bisa kita lakukan melalui fishbone diagram.

Act (Tindakan) : Dokumentasikan hasilnya, beri tahu orang lain tentang perubahan proses, dan buat rekomendasi untuk masalah yang akan ditangani pada siklus PDCA berikutnya.

Tahapan ini adalah tahap terakhir dari siklus PDCA (Plan Do Check Action). Tahapan ini berisi kegiatan untuk memperbaiki atau mengembangkan sistem organisasi berdasarkan hasil evaluasi yang didapat dari tahapan ‘CHECK’ sebelum akhirnya kembali ke tahapan perencanaan.

Jika pada tahapan sebelumnya kita merencanakan, menerapkan, dan memeriksa atau mengevaluasi rencana yang sudah kita buat. Sekarang, kita perlu bertindak. Dan jika semuanya terlihat sempurna dan kita berhasil mencapai tujuan awal, maka kita dapat melanjutkan dan menerapkan rencana awal kita.

Siklus PDCA ini akan menjadi dasar standar baru.

Namun, perlu diperhatikan setiap kali kita mengulangi rencana standar, ingatkan tim atau personel yang terlibat untuk melakukan semua langkah lagi dan mencoba untuk meningkatkan dengan hati-hati.

Siklus PDCA Dalam Standar ISO 9001

Hal yang harus diperhatikan pada siklus PDCA atau Plan Do Check Action di dalam standar SNI ISO 9001 ini adalah setiap tahapan atau fase siklus mencerminkan persyaratan / klausul dalam SNI ISO 9001 tersebut.

  • Pada tahapan “PLAN” SNI ISO 9001 dimana kita harus melakukan identifikasi terhadap risiko dan peluang serta menetapkan sasaran mutu.
  • Pada tahapan “DO” di SNI ISO 9001 dimana kita menetapkan persyaratan kompetensi pada setiap personel yang terlibat, sumber daya yang diperlukan, sampai pada pengendalian operasional.
  • Pada tahapan “CHECK” di SNI ISO 9001 dimana kita perlu melakukan audit internal dan pengukuran kepuasan pelanggan.
  • Pada tahapan “Action” dimana kita diminta untuk melakukan investigasi akar masalah dan menentukan tindakan perbaikan terhadap masalah yang ditemukan.

Demikian, semoga bermanfaat! []

Add a Comment

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *